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- Recepcionar
/ controlar visitantes.
- Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa.
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Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as
perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
- Enviar e
receber correspondências ou produtos.
-
Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e
mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
- Executar
arquivamento de documentos.
- Executar
trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45
palavras/minuto).
-
Organizar viagens.
- Marcar
reuniões.
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Controlar as chaves.
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Registrar informações.
- Utilizar
o computador e impressoras da recepção.
- Utilizar
pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
- Utilizar
a máquina copiadora.
- Utilizar
o fax.
- Manter
atualizado os livros de registros de correspondência e registro de
fax.
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Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir
chamadas telefônicas.
- Ajudar
visitantes a fazer ligações internacionais.
- Anotar
recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os
funcionários.
- Saber
usar o correio de voz.
- Saber
agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
- Manter
em ordem e limpo o local da PABX.
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Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e
internacionais realizadas.
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Processar o débito das ligações telefônicas.
- Reportar
falhas do equipamento telefônico.
- Conhecer
os aspectos legais da profissão.
- Atuar
com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da
empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e
superiores.
- Conhecer
a tarifação dos serviços telefônicos.
- Saber
utilizar os serviços das empresas concessionárias de atendimento
público (informações, consertos, auxílio de telefonistas,
etc).
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